MS Word: महाकोश (Encyclopedia)
भाग-1: इतिहास, बेसिक, होम टैब और शॉर्टकट्स
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1. MS Word परिचय
Microsoft Word (MS Word) एक "वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर" है। इसे Microsoft Corporation द्वारा विकसित किया गया है। यह दुनिया का सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला सॉफ्टवेयर है।
वर्ड प्रोसेसिंग क्या है?
टेक्स्ट को लिखना, उसे एडिट करना (सुधारना), फॉर्मेट करना (सजाना), सेव करना और प्रिंट करना। यह टाइपराइटर का आधुनिक डिजिटल रूप है।
टेक्स्ट को लिखना, उसे एडिट करना (सुधारना), फॉर्मेट करना (सजाना), सेव करना और प्रिंट करना। यह टाइपराइटर का आधुनिक डिजिटल रूप है।
- डेवलपर: Microsoft
- लॉन्च: 1983
- प्रकार: एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर / प्रोप्राइटरी सॉफ्टवेयर (Closed Source)
- एक्जीक्यूटेबल फाइल:
Winword.exe
2. इतिहास और वर्ज़न्स (Versions)
MS Word की शुरुआत Charles Simonyi और Richard Brodie ने की थी (बिल गेट्स के लिए)।
| वर्ष (Year) | वर्ज़न (Version) | मुख्य बदलाव/विशेषता |
|---|---|---|
| 1983 | Word 1.0 | MS-DOS के लिए पहला वर्ज़न (माउस का उपयोग शुरू हुआ)। |
| 1989 | Word for Windows | Windows OS के लिए पहला वर्ज़न। |
| 1995 | Word 95 (v7.0) | Windows 95 के साथ पूरी तरह 32-bit बनाया गया। |
| 1997 | Word 97 | "Clippy" (ऑफिस असिस्टेंट) को जोड़ा गया। |
| 2003 | Word 2003 | मेनू बार और टूलबार वाला आखिरी वर्ज़न। (.doc फॉर्मेट)। |
| 2007 | Word 2007 | क्रांतिकारी बदलाव: "Ribbon" इंटरफेस आया। .docx फॉर्मेट शुरू हुआ (XML आधारित)। |
| 2010 | Word 2010 | "Office Button" को हटाकर "File Tab" वापस लाया गया। |
| 2013 | Word 2013 | क्लाउड कंप्यूटिंग (OneDrive) इंटीग्रेशन। टच स्क्रीन सपोर्ट। |
| 2016 | Word 2016 | "Tell Me" फीचर जोड़ा गया। रियल टाइम कोलैबोरेशन। |
| 2019/2021 | Word 2019/21 | डार्क मोड, आइकन लाइब्रेरी, बेहतर ट्रांसलेशन। |
| Latest | Office 365 | सब्स्क्रिप्शन आधारित। हमेशा अपडेट रहता है। AI फीचर्स (Copilot) के साथ। |
3. अन्य कंपनियों के वर्ड प्रोसेसर
| सॉफ्टवेयर | कंपनी/ऑर्गेनाइजेशन | प्रकार |
|---|---|---|
| Google Docs | ऑनलाइन (ब्राउज़र आधारित), फ्री, रियल टाइम शेयरिंग। | |
| LibreOffice Writer | The Document Foundation | Open Source (फ्री), Linux में डिफ़ॉल्ट होता है। |
| OpenOffice Writer | Apache | Open Source. |
| Pages | Apple Inc. | Mac और iPhone/iPad के लिए। |
| WordPad | Microsoft | Windows के साथ फ्री आता है। यह Word का छोटा रूप है (कम फीचर्स)। |
| Notepad | Microsoft | प्लेन टेक्स्ट एडिटर (Plain Text)। इसमें फॉर्मेटिंग (Bold/Color) नहीं होती। |
4. महत्वपूर्ण फाइल एक्सटेंशन्स
1. .doc (Document)
Word 97 से Word 2003 तक डिफ़ॉल्ट फॉर्मेट। यह बाइनरी फाइल फॉर्मेट था।
2. .docx (Open XML Document)
Word 2007 से अब तक। 'x' का मतलब XML है। यह फाइल साइज में छोटी होती है और करप्ट होने के चांस कम होते हैं।
3. .dotx (Template)
जब हम कोई टेम्पलेट सेव करते हैं (बना-बनाया डिज़ाइन)।
4. .docm (Macro Enabled)
जिस फाइल में Macro (VBA कोडिंग) होती है, उसे इसमें सेव करते हैं। सुरक्षा कारणों से .docx में मैक्रो रन नहीं होता।
5. .rtf (Rich Text Format)
यह एक ऐसा फॉर्मेट है जो किसी भी OS (Mac, Windows, Linux) पर खुल सकता है।
5. इंटरफेस के तत्व (Elements)
- 1. Quick Access Toolbar (QAT): टाइटल बार में सबसे ऊपर बाईं ओर। इसमें वे कमांड होते हैं जो बार-बार यूज़ होते हैं (Save, Undo, Redo)। इसे कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
-
2. Ribbon (रिबन): यह मेनू सिस्टम है। इसमें Tabs (Home, Insert) और Groups होते हैं।
Shortcut: Ctrl + F1 (Minimize/Maximize) -
3. Ruler (स्केल):
• Horizontal Ruler: ऊपर होता है। मार्जिन और टैब स्टॉप सेट करता है।
• Vertical Ruler: बाईं तरफ होता है। टॉप और बॉटम मार्जिन दिखाता है।
Note: 'View' टैब से इसे चालू/बंद कर सकते हैं। -
4. Scroll Bars:
• Vertical: पेज ऊपर-नीचे करने के लिए।
• Horizontal: पेज दाएं-बाएं करने के लिए (तभी दिखता है जब ज़ूम ज्यादा हो)। -
5. Status Bar (स्टेटस बार): नीचे की पट्टी।
• Page Info: Page 1 of 5
• Word Count: शब्दों की संख्या। इस पर क्लिक करके अक्षर (Character), लाइन, पैराग्राफ की संख्या भी देख सकते हैं।
• Language: जैसे English (US) या Hindi. -
6. View Buttons (व्यू बटन): स्टेटस बार के दाईं ओर।
• Read Mode • Print Layout (Default) • Web Layout.
6. रिबन के सभी टैब्स का परिचय
MS Word में डिफ़ॉल्ट रूप से ये टैब्स होते हैं (भाग-1 में हम केवल File और Home को विस्तार से पढ़ेंगे, बाकी परिचय है):
| Tab Name | कार्य (Function Overview) |
|---|---|
| File | इसे 'Backstage View' कहते हैं। फाइल खोलना, सेव करना, प्रिंट करना, पासवर्ड लगाना। |
| Home | सबसे ज्यादा यूज़ होने वाले टूल्स (फॉन्ट, कलर, एलाइनमेंट, कट-कॉपी)। |
| Insert | डॉक्यूमेंट में कुछ भी बाहर से डालना (Table, Picture, Shape, Chart, Header, Page No)। |
| Design | पूरे डॉक्यूमेंट का लुक बदलना (Theme, Watermark, Page Color, Page Border)। |
| Layout | पेज की सेटिंग (Margin, Orientation, Size, Column, Indent)। |
| References | किताब लिखने वालों के लिए (Table of Contents, Footnote, Endnote, Citation)। |
| Mailings | एक साथ बहुत लोगों को पत्र भेजना (Mail Merge, Envelopes, Labels)। |
| Review | चेकिंग करना (Spelling, Grammar, Word Count, Translate, Comment, Track Changes)। |
| View | देखने का तरीका बदलना (Zoom, Ruler, Gridlines, Macros)। |
| Help | सॉफ्टवेयर से जुड़ी सहायता (F1)। |
8. होम टैब (Home Tab) - महाविस्तृत
A. Clipboard Group
- Cut (Ctrl+X): मूव करने के लिए।
- Copy (Ctrl+C): डुप्लीकेट करने के लिए।
- Paste (Ctrl+V): चिपकाने के लिए।
- Format Painter: यह टेक्स्ट की स्टाइल कॉपी करता है।
Tip: बटन पर एक क्लिक करने पर एक बार यूज़ होता है, डबल क्लिक करने पर लॉक हो जाता है (बार-बार यूज़ कर सकते हैं)। - Paste Special (Alt+Ctrl+V): टेक्स्ट को बिना फॉर्मेटिंग (Unformatted Text) या चित्र (Picture) के रूप में पेस्ट करने के लिए।
- Clipboard Pane: डायलॉग बॉक्स लॉन्चर पर क्लिक करने पर खुलता है। यह अंतिम 24 कट/कॉपी की गई चीजों को याद रखता है।
B. Font Group
| टूल | विवरण | शॉर्टकट |
|---|---|---|
| Font Family | लिखावट की शैली (Calibri, Arial, Kruti Dev)। | Ctrl + Shift + F |
| Font Size | Min: 1, Max: 1638. (List: 8 to 72). | Ctrl + Shift + P |
| Grow Font | साइज बढ़ाना (अगले स्टेप पर)। | Ctrl + > या Ctrl + ] |
| Shrink Font | साइज घटाना। | Ctrl + < या Ctrl + [ |
| Change Case | Sentence, Lower, Upper, Capitalize, Toggle. | Shift + F3 |
| Clear Formatting | सारी डिजाइन हटाकर नार्मल करना। | Ctrl + Spacebar |
| Bold/Italic/Underline | मोटा / तिरछा / रेखांकित करना। | Ctrl + B / I / U |
| Strikethrough | टेक्स्ट को बीच से काटना ( | - |
| Subscript | नीचे लिखना ($H_2$). | Ctrl + = |
| Superscript | ऊपर लिखना ($X^2$). | Ctrl + Shift + + |
| Text Effects | छाया (Shadow), चमक (Glow) आदि। | - |
| Highlight Color | टेक्स्ट के पीछे का रंग (जैसे मार्कर)। | - |
| Font Color | अक्षरों का रंग। | - |
Advanced Font (Ctrl+D): इसमें Character Spacing (Expanded/Condensed) और Kerning सेटिंग्स होती हैं।
C. Paragraph Group
Bullets & Numbering: लिस्ट बनाने के लिए।
• अनऑर्डर्ड (बिंदु, तीर)
• ऑर्डर्ड (1, 2, A, B)
• मल्टीलेवल (1.1, 1.a)
• अनऑर्डर्ड (बिंदु, तीर)
• ऑर्डर्ड (1, 2, A, B)
• मल्टीलेवल (1.1, 1.a)
Indent: पैराग्राफ को मार्जिन से दूर खिसकाना।
• Increase Indent (Ctrl+M)
• Decrease Indent (Ctrl+Shift+M)
• Increase Indent (Ctrl+M)
• Decrease Indent (Ctrl+Shift+M)
Sort (A-Z): टेक्स्ट को अल्फाबेटिकल क्रम में लगाना।
Show/Hide (¶): यह नॉन-प्रिंटिंग कैरेक्टर (जैसे स्पेस, एंटर) को दिखाता है।
Shortcut: Ctrl + *
Shortcut: Ctrl + *
Alignment: Left (Ctrl+L), Center (Ctrl+E), Right (Ctrl+R), Justify (Ctrl+J).
Line Spacing:
1.0 (Single), 1.15 (Default), 1.5, 2.0 (Double).
Shortcuts: Ctrl+1 (Single), Ctrl+2 (Double), Ctrl+5 (1.5 lines).
1.0 (Single), 1.15 (Default), 1.5, 2.0 (Double).
Shortcuts: Ctrl+1 (Single), Ctrl+2 (Double), Ctrl+5 (1.5 lines).
Shading & Borders: पैराग्राफ के पीछे रंग भरना और बॉक्स बनाना।
D. Styles & Editing Group
- Styles: बनी-बनाई हैडिंग्स (Heading 1, Heading 2, Title)। इसका उपयोग 'Table of Contents' बनाने में होता है।
- Find (Ctrl+F): शब्द खोजने के लिए। (Navigation Pane खुलता है)।
- Replace (Ctrl+H): शब्द बदलकर दूसरा शब्द लिखने के लिए।
Go To (Ctrl+G): सीधे किसी पेज नंबर या लाइन पर जाने के लिए। - Select: Select All (Ctrl+A), Select Objects (फोटो चुनने के लिए)।
★ Ultimate MS Word Shortcuts (A to Z & More)
1. Ctrl + A to Z
Ctrl + A Select All
Ctrl + B Bold
Ctrl + C Copy
Ctrl + D Font Dialog Box
Ctrl + E Center Alignment
Ctrl + F Find
Ctrl + G Go To
Ctrl + H Replace
Ctrl + I Italic
Ctrl + J Justify Alignment
Ctrl + K Hyperlink
Ctrl + L Left Alignment
Ctrl + M Indent बढ़ाना
Ctrl + N New Document
Ctrl + O Open
Ctrl + P Print
Ctrl + Q Remove Paragraph Formatting
Ctrl + R Right Alignment
Ctrl + S Save
Ctrl + T Hanging Indent
Ctrl + U Underline
Ctrl + V Paste
Ctrl + W Close Document (फाइल बंद, ऐप नहीं)
Ctrl + X Cut
Ctrl + Y Redo
Ctrl + Z Undo
2. Function Keys (F1 - F12)
F1 Help
F2 Move Text/Object
F4 Repeat Last Action (अंतिम कार्य दोहराना)
F5 Go To / Find & Replace
F7 Spelling & Grammar Check
F12 Save As
Shift + F3 Change Case
Shift + F7 Thesaurus (पर्यायवाची)
Alt + F4 Close Word (एप्लीकेशन बंद)
Ctrl + F2 Print Preview
Shift + F12 Save (Ctrl+S जैसा)
Ctrl + Shift + F12 Print
3. Navigation & Special
Home लाइन के शुरू में जाना
End लाइन के अंत में जाना
Ctrl + Home डॉक्यूमेंट के एकदम शुरू में
Ctrl + End डॉक्यूमेंट के एकदम अंत में
Backspace बाईं ओर का अक्षर मिटाना
Delete दाईं ओर का अक्षर मिटाना
Ctrl + Delete दाईं ओर का पूरा शब्द मिटाना
Ctrl + Backspace बाईं ओर का पूरा शब्द मिटाना
Ctrl + = Subscript
Ctrl + Shift + + Superscript
Ctrl + Enter Page Break (नया पेज)
Shift + Enter Line Break (पैराग्राफ नहीं बदलता)